【簡単】「●●さんって誤字脱字多いよね・・」なんて、もう言わせない!誤字脱字を防ぐ3つの”見直す”

まさお
まさお

「誤字脱字」は、どうやったら防げるん?

おばけ
おばけ

今回は、こんな質問に答えていくよ!

先日、以下のツイートをしました。

ビジネスシーンにおいて、「文字」に目を通さない日はないと言っても過言ではないですよね。

サラリーマンでも、フリーランスでも。

人間である以上、間違い(誤字脱字)はつきものですが、そのまま放っておくと「信用を失う」ことに繋がります。

 

<この記事はこんな方におすすめ>

  • 「誤字脱字」を自覚している方
  • 「誤字脱字」を防ぎたいと思っている方

誤字脱字を防ぐ上で一番大事なポイントは、「自分を信用しないこと」

よく、誤字脱字の防止策として「文章校正」や「他人に見てもらう」を挙げている記事を見かけます。

正直、そこまでしなくても大丈夫ですし、「他力本願」では、いつまでも自分で誤字脱字を防ぐ習慣が身につかないので、本記事では取り上げていません。

 

以下で取り上げている「3つの見直す」で防ぐことができるので、ぜひ最後まで読んでみてください!

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【簡単】「●●さんって誤字脱字多いよね・・」なんて、もう言わせない!誤字脱字を防ぐ3つの”見直す”

誤字脱字を防ぐ3つの”見直す”

では、見ていきましょう。

 

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誤字脱字は、イメージダウンに繋がる

誤字脱字は、相手にどんなイメージを与えるのでしょうか。

受け取り方は人それぞれですが、ここでは2つ挙げます。

  • せっかち/大雑把
  • がっかり/腹が立つ

それぞれ見ていきます。

 

せっかち/大雑把

ビジネスメールのやり取りで、感じたことがある方も多いでしょう。

「いつのお日にちが宜しいでしょうか。」という、日程調整の場面で何気ない一言でも

「いつの鬼火地が宜しいでしょうか。」と送られてきたら、一瞬「ん?」となるのも無理はないですよね。

でも、実話なんです。

変換ミス(誤字脱字)などによって、丁寧に仕事ができない人なのかな?というイメージを与えてしまいます。

 

がっかり/腹が立つ

主に「会社名」「氏名(漢字)」など、特定の個人に関わる間違い(誤字脱字)から受けるイメージです。

ビジネスメールのやり取りで「自分の会社名」「氏名(漢字)」が間違って送られてきたら・・

友人知人の結婚式において、席次表に載っている自分の「氏名(漢字)」が間違っていたら・・

そこに悪気がないのは分かっていても、特定の個人に関する間違いは心証が悪くなってしまいます。

おばけ
おばけ

家族LINEの誤字なんかは可愛く思えるけどさ、ちゃんとするところはちゃんとしよ!

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なぜ、誤字脱字をしてしまうのか?

次に、誤字脱字をしてしまう原因を見ていきます。

細かく分けるとキリがないですが、大きく以下の3つに分かれます。

  • 自分を過信している
  • 全く見直していない
  • 内容を読んでいない

それぞれ見ていきます。

 

自分を過信している

「自分は大丈夫だろう」「誤字脱字なんてあるはずない」と思っている方は、誤字脱字に気づけません。

「タイポグリセミア現象」という現象を聞いたことがありますか?

(最初と最後の文字だけ正しければ)中の文字がめちゃくちゃでも読めてしまう現象です。

 

例えば、「はじまめして、いっちと申ましす。」という文章。

・・なんとなく読めてしまいますよね?

おばけ
おばけ

ワレワレワ、ウチュウジンダ・・

まさお
まさお

おばけはん、そゆことちゃうねん

 

全く見直していない

この記事を読んでいる方の目的は「誤字脱字を防ぐこと」だと思います。

 

ビジネスメールや見積書など、全く見直しせずに相手へ送ることは「失礼」ですよね。

「(とりあえず)やることはやったから、後は見ておいて」

そんな相手とやり取りをしたいと考える方は、いないはずです。

 

そもそも、「全く」見直していないケースは稀ですが、もし自覚がある場合は見直すことから始めてみましょう。

 

内容を読んでいない

見直しているのに・・誤字脱字の指摘を受けてしまう。

そんな方は、内容を読んでいないのかも。

 

見直すと言っても、「ただ右から左へ受け流す」のは、見直しているとは言えません。

誤字脱字を防ぐために、「一字一句」しっかり見直しましょう。

 

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誤字脱字を防ぐ、3つの”見直す”

ここまで、「誤字脱字が相手に与えるイメージ」「誤字脱字をしてしまう原因」を見てきました。

それを踏まえて、3つの”見直す”をご紹介します。

  • 間違ってる前提で見直す
  • 目視以外の方法で見直す
  • 時間を置いてから見直す

それぞれ見ていきます。

 

間違ってる前提で見直す

誤字脱字の原因は、「変換ミス」「タイプミス」であることがほとんど。

でも、入力したものを自分で見直すとなると、誤字脱字に気づくのはなかなか難しいんですよね・・

なぜなら、人は自分のことを一番可愛いと思っているから。

自分が誤字脱字なんかするはずない・・著者もそう思いたいですもん。

 

「(ないとは思うけど)もしかしたら、間違ってるかもしれない」という気持ちで見直してみましょう。

おばけ
おばけ

こ・・この中に誤字脱字があるに違いない!

 

目視以外の方法で見直す

「画面を見ていた時は気づかなかったのに、印刷したら誤字脱字を見つけた」

そんな経験、ありますよね・・目視って意外と漏れちゃうんです。

先ほどの「タイポグリセミア現象」のように、脳は(良くも悪くも)勝手に修正してしまうので、目視だけで誤字脱字を防ぐのは(ほぼ)不可能です。

おばけ
おばけ

じゃあ、目視以外に誤字脱字を防ぐ方法って何があるの?

 

はい、著者がおすすめする方法は、以下の2つです。

  • 画面を見ながら声に出して読み上げる
  • 画面を印刷してマーカーを入れていく

 

「画面を見ながら声に出して読み上げる」

ブログやツイートなど、主に文章を見直す時に使っています。

読み上げる間隔は「半分まで」とか「全て入力し終えたら」とか、自分の好みで大丈夫です。

 

「画面を印刷してマーカーを入れていく」

著者の本業で使うことが多いですが、企画書や見積書などの細かい内容を見直す時に効果を発揮します。

何かのデータと照らし合わせる場面であれば、「これは正しい」という確証を得られるまでは、絶対にマーカーを入れないようにしましょう。

目視と比べると手間は増えますが、誤字脱字はだいぶ減ります。

 

時間を置いてから見直す

この「時間を置いてから見直す」というのも、誤字脱字を防ぐ効果的な方法です。

取引先へのメールを入力している途中でお手洗いに行くんですが、用を足して戻ってくると「あれ、変な文章だな・・」「ここ、変換間違えてるわ・・」と感じることが結構あるんです。

距離を置くことで「落ち着いて見直すことができる」ようになります。

デスクワークをしていると、目に疲れが溜まったり腰が痛くなったりするので、気分転換も兼ねて仮眠をとってみるのも効果的です。

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まとめ

本記事のまとめは以下の通りです。

  • 誤字脱字を放っておくと信頼を失う
  • 誤字脱字の原因は「自分を過信している」「全く見直していない」「内容を読んでいない」
  • 誤字脱字は3つの”見直す”で防ぐことができる
  • ①間違ってる前提で見直す
  • ②目視以外の方法で見直す
  • ③時間を置いてから見直す

せっかく時間を掛けてメールや資料を作成しても、相手のイメージダウンに繋がってしまっては勿体ないですよね・・

誤字脱字は、今よりもほんの少しの心掛けで防ぐことができます。

上で挙げた「3つの”見直す”」が、誤字脱字を防ぐお役立てになったら嬉しいです。

ありがとうございました。

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